Документы организации-2023: какие должны быть, как составить и хранить

МОСКВА, 7 апр. Внутренние документы организации – это весь объем деловых бумаг, разработанных в соответствии с действующим законодательством и нормативными актами предприятия для обеспечения внутренней деятельности. Основные виды и общий состав документов организации, как правильно их составлять и хранить – в материале РИА Новости.

Сергей Гебель, генеральный директор юридической компании, отмечает, что как такового единого нормативно-определенного перечня документов, которые должна иметь каждая организация, не существует. Различные нормативные правовые акты, в том числе и отраслевого уровня содержат положения о необходимости формирования отдельных локальных актов, ведения определенных журналов, издания приказов и других документов.

Все внутренние документы организации можно поделить на несколько видов, в зависимости от того, для чего они предназначены.

Организационно-правовые

Такие документы берут на себя функцию правовой базы организации. К ним относятся различные положения, которые основываются на нормах административного права и обязательны к исполнению. Основными организационно-правовыми документами являются: устав, регламенты, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, должностные инструкции и т.д.

Информационно-справочные

Они содержат различную фактическую информацию о внутренних делах компании, необходимы для побуждения к принятию административных решений и для издания различных распоряжений. К такому виду документов относятся заявления, заключения, протоколы, служебные записки и т.д.

Финансово-бухгалтерские

Как отмечает Сергей Гебель, финансово-бухгалтерские документы отражают всю экономическую деятельность организации. Их перечень крайне обширен и в него входят: первичные документы, договоры, акты, накладные, чеки, счета-фактуры, налоговые декларации, книги учета доходов и расходов и многие другие.

Распорядительные

Они отражают решения руководства по различным организационным вопросам. Как правило, это приказы, например, по личному составу или основной деятельности.

Служебные

Предназначены для закрепления различных аспектов деятельности организации, а также регулируют текущие вопросы. К служебным документам относятся различные лицензии, допуски, разрешения, свидетельства и т.д.

Кадровые

По словам Сергей Гебеля, кадровыми документами фиксируется вся осуществляемая внутри компании трудовая деятельность. К этой категории относятся: трудовые договоры, личные дела и карточки сотрудников, табели, журналы учета рабочего времени, правила внутреннего распорядка, графики отпусков, штатное расписание, документы о несчастных случаях на производстве.

Георгий Алексеев, доцент кафедры правоведения юридического факультета РАНХиГС Санкт-Петербург, также дополняет, что личные дела сотрудников, в свою очередь, тоже состоят из определенного набора необходимых документов. В зависимости от ситуации, это могут быть:

Личные

Это документы, которые составляются самими сотрудниками в индивидуальном порядке. Это могут быть резюме, доверенности, расписки и т.д.

Договоры

Они устанавливают гражданские права и обязанности всех сторон соглашения, изменяют или прекращают договоренности. Договоры могут по аренде, подряда, о сотрудничестве и т.д.

Практически все внутренние документы организации имеют юридическую значимость и в каком-то смысле являются нормативными актами, поэтому их оформление происходит с соблюдением действующего ГОСТа, если нет внутренних корпоративных стандартов.

Создание и оформление важных документов можно привести к общему алгоритму:

Сергей Гебель уточняет, что вечно хранить все документы нет необходимости. В зависимости от степени важности, Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 г. для каждого типа документов установлены свои сроки хранения.

Так, первичные документы бухгалтерского учета, кассовые документы, выписки по банковскому счету, путевые листы, счета-фактуры, налоговые декларации должны храниться 5 лет.

Больничные листы, документы по зарплате, расчетные ведомости и листки хранятся 6 лет, а при отсутствии лицевых счетов – 50 лет.

Кадровые документы, лицевые счета, личные дела и карточки, трудовые договоры, приказы о приеме на работу, переводе и увольнении нужно хранить 50 лет. Табель учета рабочего времени - 5 лет, а по вредным условиям труда – 50 лет. График отпусков хранится 3 года.

Документы, законченные делопроизводством до 2003 года, должны храниться 75 лет.

Срок хранения начинается с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. Это правило распространяется на все бумажные и электронные документы. Например, срок хранения платежного поручения, исполненного в 2022 году, начал исчисляться с 1 января 2023 года.

Следует отметить, что организация вправе самостоятельно предусмотреть более длительный срок хранения отдельных документов. Первые 10 лет документы находятся в компании, а после этого их передают в архив.

Сергей Гебель уточняет, что условно хранение всех документов в компании можно разделить на текущее и архивное. Текущее организуется для документов, находящихся в делопроизводстве, либо по которым оно окончено, но их срок хранения менее 10 лет.

Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета хранятся в порядке, установленном ФЗ "О бухгалтерском учете" и ФСБУ 27/2021. К основным правилам организации хранения следует отнести:

Организовывать хранение кадровых документов, не переданных в архив, следует с учетом общих правил, утвержденных приказом Минкультуры России № 526 от 31.03.2015 г. В частности, предусмотрены следующие требования к помещению, размещению и охране:

Через 10 лет документы, по которым не истек срок хранения, передаются в архив. Перед этим их упорядочивают, разбирают, нумеруют и прошивают. По каждому списку составляется отдельная опись.

"Помещение, отведенное под архив, должно отвечать определенным требованиям. В нем поддерживается заданная температура и влажность воздуха. Соблюдение всех требований может быть проблематично для небольших организаций, поэтому нередко в таких случаях документы за определенную плату передаются в стороннюю компанию", – дополнил эксперт.