Регулирование конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и материальных дубликатов – законопроект

Проект федерального закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части регулирования вопросов конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и (или) материальных дубликатов документов» представлен Минкомсвязью для общественного обсуждения.

Документ разработан в целях реализации пункта 1.2 паспорта федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды» национальной программы «Цифровая экономика РФ».

Как сказано в пояснительной записке, законопроект направлен на совершенствование правового регулирования в сфере создания и использования электронных документов, а также на обеспечение возможности использования электронных документов на протяжении всего срока их хранения, в том числе при переходе на новые форматы.

Расширение сферы применения электронного документооборота должно производиться без ущерба для аутентичности, целостности и доступности электронных документов. Достижение указанной цели возможно при условии создания инфраструктуры, позволяющей участникам рынка обеспечивать перевод документов из бумажной формы в электронную и наоборот, преобразовывать электронные документы из одного формата в другой, а также (по своему усмотрению) делегировать функции хранения электронных документов третьим лицам без создания угрозы нарушения их сохранности и юридической значимости.

Законопроект регламентирует процедуры перевода документа на материальном (бумажном или ином) носителе в электронный вид и обратно (создание электронных или материальных дубликатов), а также смены формата электронного документа (конвертация). Законопроект не вводит монополию какого-либо субъекта на осуществление указанных операций, – возможность конвертировать электронные документы, создавать юридически значимые дубликаты документов, а также хранить электронные документы при условии соблюдения определённых требований будет предоставлена различным субъектам.

В ходе конвертации электронных документов (конвертируемого и конвертированного электронного документа разных форматов – например, PDF, RTF, XML) должны быть соблюдены определённые меры для обеспечения неизменности информации. В частности, в конвертированном документе должна сохраняться и структура (последовательность данных), и содержание документа; также требуется подписание итогового (конвертированного) документа усиленными электронными подписями лица (лиц), производивших конвертацию. Требование о наличии полномочий, предоставленных всеми создателями документа (при самостоятельном создании дубликата лицами, не являющимися специальными субъектами), дополнительно гарантирует защиту документа от несанкционированного изменения его содержания в ходе конвертации.

Для создания дубликатов документов предусмотрены аналогичные правила: должно быть сохранено содержание исходного документа, а сам дубликат должен быть подписан усиленными электронными подписями или собственноручными подписями лиц, уполномоченных на создание дубликата; также должны соблюдаться определённые технические требования, установленные правительством РФ и гарантирующие защиту от утери (изменения) информации.

Лица, создавшие электронные дубликаты, получат возможность сократить срок хранения документов на бумажных носителях (но срок хранения не должен составлять менее одного года).

Помимо регулирования вопросов конвертации и создания дубликатов документов законопроект также содержит нормы, регулирующие порядок хранения электронных документов (в том числе архивных).

Законопроект вносит изменения в ряд федеральных законов, это вызвано необходимостью прямого указания лиц, которые могут осуществлять конвертацию, создание электронных и материальных дубликатов документов, а также хранение электронных документов без прохождения процедуры аккредитации.

С учётом необходимости разработки, согласования и принятия значительного объёма подзаконных нормативных правовых актов, требуемых для реализации полноценного механизма правового регулирования отношений, складывающихся в сфере конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и (или) материальных дубликатов документов, а также получения аккредитации на осуществление указанной деятельности, предлагается предусмотреть отсрочку вступления в силу положений законопроекта на срок 180 дней со дня официального опубликования соответствующего федерального закона.