«1С-рарус» автоматизировала договорную и претензионно-исковую работу «Аргос»

Специалисты самарского филиала «1С-рарус» автоматизировали договорную и претензионно-исковую работу «Аргос» — российской сервисной компании нефтегазовой отрасли. Система «1С:управление холдингом», развернутая на 500 рабочих местах, помогла консолидировать данные: документы и нормативно-справочную информацию — шести филиалов и трех дочерних обществ компании. Оптимизирована работа с более 5 тыс. ежегодно заключаемыми договорами, а также сопроводительными документами: доп. соглашениями, спецификациями, претензиями и исками. Снижен риск потери информации, на поиск документов в электронном архиве уходит не более двух минут, заявляют в «1С-рарус».

Сроки согласования документов между филиалами и центральным аппаратом управления сокращены с 14–30 до 1–3 дней. Усилен контроль за взаиморасчетами по договорам. Время на формирование ежегодной корпоративной отчетности по договорной и претензионно-исковой работе подразделений уменьшилось с 20 до 1–2 рабочих дней.

В «Аргос» ежегодно заключается свыше 5 тыс. договоров и более 2 тыс. дополнительных соглашений и спецификаций, ежедневно более 500 сотрудников участвуют в процессах документооборота и согласования документов. При этом ежегодно фиксируется около 400 входящих/исходящих претензий и исков, возникающих в результате нарушений условий договоров.

Ранее работа с претензиями и исками не была автоматизирована. Учет документов велся на бумаге и в электронных таблицах. Возникали трудности с качественным и своевременным отслеживанием жизненного цикла договоров, претензий по ним, ведением реестра неблагонадежных контрагентов. Поскольку управление филиалами и дочерними обществами осуществляется удаленно, много времени уходило на сбор данных и формирование ежегодной итоговой отчетности по договорам, претензиям и искам. Временные затраты на составление отчетов составляли около 20 рабочих дней. В связи с этим информация об отчетах поступала в ЦАУ (центральный аппарат управления) не своевременно.

Компании стала необходима информационная система, которая позволила бы упорядочить работу с договорами, консолидировать данные (документы и нормативно-справочную информацию) шести филиалов и трех дочерних обществ, упростить и ускорить формирование итоговой отчетности по договорной и по претензионно-исковой работе, ускорить процедуры согласования, снизить риски потери информации.

Для достижения поставленных целей была выбрана система «1С:управление холдингом». Партнером по внедрению новой системы стал самарский филиал «1С-рарус».

Новая система охватила 500 рабочих мест во всех подразделениях компании.

Новая система объединила работу шести филиалов и трех дочерних обществ компании. Организован оперативный учет и хранение более 5 тыс. ежегодно заключаемых договоров. Вся сопутствующая документация: дополнительные соглашения, спецификации, претензии и иски, протоколы разногласия и спецификации — хранятся в электронном виде в карточке договора и доступны всем задействованным в работе с этими документами сотрудникам. На поиск нужного документа в электронном архиве уходит не более двух минут. Снижен риск утери документов. Срок подготовки ежегодной отчетности по договорной и претензионно-исковой работе подразделений уменьшился с 20 до 1–2 дней.

Настроен обмен данными о договорах и контрагентах между «1С:управление холдингом» и учетными системами подразделений. Это позволило унифицировать нормативно-справочную информацию и обеспечить ее своевременное обновление во всех подразделениях компании. В результате качество договорной и претензионно-исковой работы повысилось, исключены разночтения и неточности в документах.

Оптимизировано согласование документов. В компании договора и другие документы согласовываются в два этапа: внутри филиала и далее с ЦАУ. Автоматизация ускорила обмен информацией между всеми участниками процесса. В системе настроены маршруты согласования, обновленные данные по каждому документу поступают в центральное управление каждый час. Сроки согласования документов между филиалами и ЦАУ сократились с 14–30 до 1–3 дней.

В системе доступна вся связанная с договорами информация — история работы, сроки исполнения обязательств, сведения об участниках, спорных вопросах и т. п. Это помогает сотрудникам ЦАУ оперативно контролировать платежную дисциплину, взаиморасчеты, условия оплат по договорам, вовремя принимать административные решения, оценивать надежность клиентов.

В системе реализованы отчеты, которые помогают руководству оперативно контролировать договорную и претензионно-исковую работу каждого подразделения компании. Это исключило организационные ошибки. Повысился уровень исполнительской дисциплины в компании.

Ирина Соколова, заместитель генерального директора «Аргос» по правовым вопросам, отметила: «Система "1С:управление холдингом" помогла нам упорядочить ежедневную работу с сотнями важных документов — договорами, спецификациями, претензиями, исками. Обмен данными между центральным аппаратом управления и удаленными подразделениями многократно ускорился, вся актуальная информация о договорной и претезионно-исковой деятельности в любой момент времени доступна в системе. Снижен риск утери важной для компании информации. Повысилась исполнительская дисциплина».

СЛЕДУЮЩИЙ МАТЕРИАЛ РАЗДЕЛА "IT"